Parmi les nombreux changements imposés à notre profession par la gestion des documents numériques, le recours aux sciences de la gestion figure parmi les plus percutants. Pourtant peu d’événements ont été consacrés à la question, et peu ou pas d’écrits en ont dressé un bilan exhaustif. Surtout, dans les organismes publics comme les municipalités ou les commissions scolaires, on embauche de préférence du personnel technique au lieu de professionnels pour assumer la gestion des documents. Déjà, avec le papier, la tâche du records manager était complexe, alors, imaginez avec le numérique!
Outre la gestion des services de gestion des documents qui nécessite de solides connaissances en management et en gestion du personnel, plusieurs fonctions archivistiques exigent des connaissances spécifiques en management. L’analyse de besoins, par exemple, doit compter sur la gestion par conformité (compliance management) et sur la gestion de risques (risks management). Et que dire de l’analyse structuro-fonctionnelle qui emprunte à la théorie des organisations? Elle est pratiquement indispensable à la compréhension des organisations. Une fois les outils de gestion élaborés, la mise en œuvre d’un système de gestion des documents numériques dans une organisation doit composer avec la gestion du changement, pratique importante pour la rencontre des objectifs initiaux. Par ailleurs, tout système de gestion des documents ne prend-il pas la forme d’une gestion de projet? Et je ne parle pas de la gestion des connaissances (knowledge managment) qu’on ne peut isoler de la gestion des documents.
Bref on aura compris que le concept de « gestion » est implicite à l’archivistique à l’ère numérique.
Voici quelques suggestions de lecture qui confirme la complexité grandissante du métier de « gestionnaire des documents » et ce, seulement pour la fonction « évaluation »…
An, Xiaomi (2003). An integrated approcach of records management. The Information Management Journal, 37: 4, p. 24-30
Carvalho, Cristina (2001). Appraisal based on organic functional analysis : a case study in a electronic records environment. Records Management Journal, 11 : 3, p. 175-205.
Cleyet-Michaud, Rosine (2001). Les effets de la complexité et de l’informatisation des procédures administratives sur l’évaluation : l’exemple de la France. Comma, 1-2, p. 103-108
Gagnon-Arguin, Louise et Jacques Grimard (dir.) (2003). La gestion d’un centre d’archives : Mélanges en l’honneur de Robert Garon. Québec : Presses de l’Université du Québec, 360 p.
Lemieux, Victoria (1998). Applying Mintzberg’s theories on organizational configuration to archival appraisal. Archivaria, 46, p. 32-85
Martin, Shannon E. (2003). Knowledge conversion is the key to success. The Information Management Journal, 37: 6, p. 52-57
Swirtlich, Anne-Marie (2001). L’approche fonctionnelle de l’évaluation : l’expérience des Archives nationales d’Australie. In : Archives et société : que conserver ? La collecte et la sélection, XXXVè Conférence internationale de la Table ronde des archives, Reykjavik, 10-13 octobre 2001. Adresse URL : http://www.ica.org/citra/reykjavik_fr/resume/schwirtlich.rtf. Page consultée le 12 décembre 2002.
