Un symposium sur la gestion de l’information au CRIM

Le 20 avril 2011, le CRIM (Centre de recherche appliquée en technologies de l’information), en collaboration avec l’Association des archivistes du Québec (AAQ), était l’hôte d’un symposium en gestion de l’information dont plusieurs communications portaient sur la rencontre entre l’archivistique et les technologies de l’information et des communications (TIC). Les conférences ont été le fait autant d’archivistes qu’informaticiens. Je n’ai  malheureusement pas assisté à cet événement qui, selon les dires de certains collègues, a été couronné de succès. On ne répétera jamais assez que l’archivistique au 21^ème siècle ne peut se réaliser sans l’apport des TIC et, bien entendu, des informaticiens. Enfin, un événement qui démontre hors de tout doute que la collaboration entre les deux disciplines peut se faire dans l’harmonie.

Je vous invite à prendre connaissance des textes des conférences en cliquant sur ce lien.

Archivage et archivistique

Nous connaissons tous la définition légale des archives qui, dans son application au Québec et en France, englobe tout le cycle de vie des documents. Nous savons aussi depuis longtemps que  « archives » est un mot polysémique qui représente, plus souvent qu’autrement, une source de malentendu dans le milieu de l’information en général. En effet, les archives désignent autant les documents que les bâtiments qui les abritent, une confusion qui n’en est pas vraiment une, toutefois, puisqu’elle réunit deux définitions d’essence archivistique. Par contre, des objets comme les « archives du Web » ou celles d’un blogue ne tiennent pas de l’archivistique et se confondent souvent avec la notion d’archivage, laquelle s’avère fort usitée en France.  À mon avis, la notion d’archivage approfondit davantage le malentendu sur les archives et, partant, avec la discipline chargée de les gérer : l’archivistique.

Le mot « archivage » est insidieux. Pour le circonscrire, le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française recourt à huit définitions distinctes qu’il rattache à des disciplines aussi disparates que la médecine, la communication, la cartographie, l’informatique et, bien entendu, les sciences de l’information. Attardons-nous à ce dernier domaine en comparant les définitions des mots « archivage » et « archivistique » :

Archivage : Techniques et activités relatives à l’organisation, la gestion, la législation et la réglementation des archives, avant leur utilisation, en vue de la recherche historique.

Archivistique : Science de l’information appliquée à l’organisation, l’administration et au traitement des archives.

Ce qui se dégage de ces définitions est que l’archivage relève essentiellement de la technique alors que l’archivistique est associée à la science. À cet égard, le sens commun mis en exergue par le Petit Robert (1987) ne trompe pas. En effet, le célèbre dictionnaire définit l’archivage comme « l’action d’archiver » et, archiver, comme le « classement d’un document dans les archives ». Ainsi l’archivage s’avère conforme à la perception qu’en ont les archivistes québécois qui, d’ailleurs, n’emploient jamais ce terme dans leurs documents : une activité purement technique qui consiste à remiser des objets (des billets dans un blogue, des numéros plus anciens dans une revue, etc.) moins utilisés en raison de leur ancienneté.

Conclusion : à « archivage des documents numériques » on préférera « la gestion des documents numériques ». Qu’on se le tienne pour dit, l’archivistique va bien au-delà du classement pur et simple de documents.

Peut-on parler d’un changement de paradigme en archivistique?

Dans le but de préparer sa conférence de clôture au 33^e congrès de l’Association des archivistes du Québec qui s’est tenu à Ste-Adèle en juin 2004, le regretté Jacques Grimard m’avait demandé de lui envoyer un texte d’une page sur la question du changement de paradigme en archivistique. Je reproduis ici ce texte que j’ai légèrement remanié pour les circonstances mais qui, pour une grande part, demeure d’actualité.

L’annonce d’un changement de paradigme en archivistique a été proclamée à la fin des années 1980 par des archivistes nord-américains dans le contexte général de l’application des principes archivistiques à la gestion des documents sous forme électronique. Bien que ce concept de paradigme remonte aux Grecs (Platon), c’est l’épistémologue Thomas Kuhn qui, au début des années 1960, lui a donné son sens actuel.  Ce concept ne se réfère pas seulement au développement des sciences, mais aussi à leur application, voire à leur modélisation par la communauté professionnelle. En archivistique, par exemple, un changement de paradigme signifierait que la communauté archivistique aurait intégré dans sa pratique des changements intervenus dans ses principes et assises. A partir là, posons simplement la question suivante : Qu’est-ce qui a changé dans nos pratiques pour qu’on puisse parler d’un changement paradigmatique ?

Essentiellement trois choses :

• L’intervention de l’archiviste dès la création, voire dès la conception des documents et des systèmes qui les gèrent, est une devenue une nécessité vitale, car c’est le seul moyen de préserver l’authenticité et la fiabilité des archives, autrement dit leur valeur de témoignage. L’archiviste qui se contente d’attendre des « versements » est un archiviste en voie de trahir sa mission fondamentale : la constitution du patrimoine archivistique de la nation.
• L’intervention dès la conception des documents et des systèmes qui les gèrent supposent une pratique professionnelle de plus en plus normalisée. Ainsi la rédaction de politiques, procédures et normes fait dorénavant partie du labeur quotidien de l’archiviste. Et le « compliance management » devrait faire partie de son horizon professionnel.
• Le fait de savoir si le changement de paradigme en archivistique affecte ou non la justesse de ses principes et assises constitue un débat qui est loin d’être clos. Le principe de provenance, en spécifiant le contexte de la production des documents, semble être en mesure de garantir l’authenticité et la fiabilité des documents numériques. Par contre, la notion de cycle de vie s’avère malmenée par certains chercheurs anglophones, théoriciens du records management, qui tentent de la transformer en « records continuum ». Cette dernière notion, toutefois, pénètre avec difficulté les milieux professionnels. Quant à la notion de « document », elle interpelle la structure des données et alimente de nombreuses discussions.

Assistons-nous à un véritable changement de paradigme en archivistique ? Sans doute, mais le processus est toujours en cours.