Doit-on inclure la notion de GID dans une législation nationale sur les archives?

Michel Roberge, dans la refonte de son manuel de gestion des documents  [1], laisse entendre que la notion de gestion intégrée des documents (GID) trouve son origine dans l’adoption de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) et dans la diffusion du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID), modèle conceptuel rédigé par l’équipe d’Yves Marcoux, professeur à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal, et adopté par la suite par le Centre de services partagés et BAnQ.

Pour le CRGGID, la GID se définit tout simplement par « l’utilisation des mêmes méthodes et outils pour effectuer la gestion documentaire des documents papier et des documents numériques (2004, 15). Cette définition toute simple se retrouve aussi dans l’ouvrage de Michel Roberge de même que dans Politique de gestion intégrée de BAnQ adoptée en février 2009.

Quand on prend connaissance de ces définitions, on constate aisément qu’elles recouvrent tout à fait celle de gestion des documents (records management) et que l’ajout du qualificatif « intégrée » n’ajoute pas grand-chose à la théorie archivistique puisque, de toutes façons, le records management a toujours pris en compte l’information consignée, peu importe son support.

C’est pourquoi, à la question d’un collègue qui me demandait si nous devrions inclure cette notion de GID dans une éventuelle loi sur les archives, j’ai répondu par la négative. Aujourd’hui, on parle de GID. Hier, on parlait de GED. Demain, on parlera sans doute d’autres choses… Dans notre discipline en mal de reconnaissance, ces modes linguistiques ne servent simplement qu’à mieux vendre la gestion des archives (y compris le records management) auprès des organisations. Une loi n’a pas à se soucier des modes, car elle doit se déployer sur un horizon d’au moins vingt-cinq années.

 [1]  Michel Roberge, La gestion intégrée des documents. Québec, éd. Michel Roberge, 2009 (ISBN 978-2-9811275-0-1).

[2] Yves Marcoux et al, Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents, v. 1.1, 2004. Cet ouvrage est disponible en ligne en suivant ce lien.

Boston Legal et la gestion des dossiers contenant des renseignements personnels

La gestion des archives se retrouve parfois là où on s’y attend le moins. En effet, en regardant la saison 2 de la série américaine Boston Legal, j’ai constaté que l’épisode 13, intitulé Too much information, illustre bien la problématique de la gestion sécuritaire des dossiers contenant des renseignements personnels. Dans cet épisode, Denise Bauer (Julie Bowen) demande à Alan Shore (James Spader) de lui donner un coup de main pour conclure une affaire. Un homme violent a retrouvé son ex-femme grâce à des informations mises en ligne sur le site Web d’une société d’assurance. Ce qui lui a permis de la tuer, comme de raison. L’assureur, reconnaissant son tort du bout des lèvres, offre un dédommagement de 20 000 dollars à leur fille, une adolescente de seize ans. Tout allait rondement quand, à la surprise générale, Allan refuse le règlement à l’amiable qu’il considère comme une insulte. Il y a donc procès. Et c’est au cours de ce procès que le débat sur la protection des renseignements des données à caractère personnel est exposé avec brio par l’avocat de la plaignante. L’assureur estime qu’il a respecté les normes et procédures en vigueur et que, à ce titre, il n’a rien à se reprocher. Mais l’avocat fait valoir que, compte tenu des conséquences (le meurtre d’une femme violentée par son mari), cela n’était pas suffisant… Après délibération, le jury lui donne raison en obligeant la société d’assurance à verser une somme compensatoire de plus de deux millions de dollars à la plaignante.

Conclusion : La gestion des dossiers contenant des renseignements personnels est une affaire sérieuse et ce, même dans le secteur privé. D’ailleurs, il serait peut-être temps de donner un peu plus de mordant à notre Loi sur la protection des renseignements personnes dans le secteur privé (L.R.Q., chap. P-39.1).

Le calendrier de conservation et les supports documentaires

La nécessité d’inscrire au calendrier les supports de conservation des documents apparaît dans le libellé de l’article 7 de la Loi sur les archives et, par le fait même, en constitue une principale exigence : « tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs » […]

Ainsi, en plus d’obliger les organismes publics à élaborer un calendrier de conservation, la Loi sur les archives indique que celui-ci doit identifier les supports aux phases actives et semi-actives du cycle de vie. À notre avis, cette obligation ne correspond pas à l’esprit de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) qui, en s’appuyant sur la notion même de document technologique, consacre la dissociation entre l’information et son support. Par contre, la LCCJTI reconduit le privilège de BAnQ de déterminer le support de conservation approprié pour les archives définitives, voire de conserver « sur son support d’origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou patrimoniale eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 1er de l’article 69, même s’il a fait l’objet d’un transfert ». (LCCJTI, art. 20).

En conséquence, le support n’a d’importance qu’à l’état inactif du document, car il importe, pour BAnQ, de connaître comment sera conservé un document de valeur patrimoniale, pas à l’actif. Pourquoi ? Tout simplement parce que, dans plus de 95% des cas, le support à l’actif sera toujours numérique, c’est-à-dire une information qui se présente sous la forme de fichiers de multiple format conservés sur un serveur. À moins que vous me démontriez noir sur blanc l’utilité d’une telle exigence à l’ère numérique, la pertinence d’obliger les organismes publics à « déterminer les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs » tombe d’elle-même.

En conclusion, une rénovation éventuelle de la Loi sur les archives devrait abolir cette exigence en insistant davantage sur le support, voire même le format, de conservation des archives de valeurs historiques.

Le calendrier de conservation, première exigence de la Loi sur les archives du Québec

La principale exigence de la Loi sur les archives est décrite à l’article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés ». Ainsi, l’exigence de cette loi qui retient davantage l’attention, et qui fait du Québec un exemple pour les communautés archivistiques de plusieurs pays du monde, est inextricablement liée au cycle de vie des documents d’archives et à l’outil de gestion qui en découle : le calendrier de conservation.

Attendu que :

• La norme internationale ISO 15489 sur le records management stipule que les documents sont produits, reçus et utilisés dans la conduite des affaires d’une organisation de manière à assurer la continuité de sa gestion, à satisfaire les exigences de son environnement réglementaire et à assumer ses responsabilités.
• Pour rencontrer ces exigences, la gestion des documents mise en place dans les organismes publics doit posséder les caractéristiques suivantes : fiabilité, intégrité, conformité et systématisation.

Nous sommes en droit de poser les trois questions suivantes :

• En quoi le fait d’établir un calendrier de conservation garantit que les documents gérés par les organismes publics rencontrent les exigences de fiabilité, d’intégrité, de conformité et de systématisation ?
• Sommes-nous vraiment certains que, dans un système de gestion intégrée des documents, le calendrier de conservation devrait constituer l’exigence fondamentale ?
• Dans un système de GID, les délais de conservation ne représentent-ils pas une métadonnée au même titre que les autres ? Une métadonnée importante, certes, mais tout comme le sont les métadonnées relatives à la classification, à l’accès et à la description ?

À l’aube du 21^ème siècle, le calendrier de conservation n’est plus « la pierre angulaire de l’archivistique » et ne garantit plus la constitution du patrimoine archivistique des organisations. Une organisation peut fort bien se conformer à la Loi sur les archives – en confiant l’élaboration de son calendrier à un consultant, par exemple – tout en ne générant pas des documents fiables, intègres, conformes, et intégrés dans un système.

À l’heure où la rénovation de la Loi sur les archives est à l’ordre du jour, ces quelques lignes présentent une première piste de réflexion. D’autres suivront.