Le dossier en question

Dans un environnement de gestion intégrée des documents d’activité, le concept traditionnel de dossier est remis en question. C’est là un des éléments clé qui s’inscrit dans la gestion du changement au moment de la mise en œuvre d’un système de GID. Est-il vraiment nécessaire de se pencher sur la définition terminologique du dossier puisque celle-ci demeure, quel qu’en soit le support ?

Dans l’environnement Windows traditionnel, en l’absence d’une application de GID, la gestion des dossiers comporte plusieurs limites et contraintes et ne peut tout simplement pas tenir la route. Il y a trop de variables. Il ne faut pas toujours calquer les modes de fonctionnement de l’environnement Windows traditionnel à un nouvel environnement qui offre une panoplie de nouvelles fonctionnalités et donc de nouvelles façons de faire. Il faut réaliser que les façons de faire peuvent maintenant différer avec des outils plus sophistiqués. On a souvent une habitude ou une tendance naturelle à vouloir reproduire ce que l’on connait et ce avec quoi l’on est habitué. Ce n’est pas toujours souhaitable ou nécessaire avec les outils appropriés. Revenons-en donc au sous-dossier. Qu’est-ce au juste qu’un sous-dossier ?

Les valeurs que l’on peut attribuer à un dossier sont quasi infinies. Il y a celles de nature archivistique qui s’y rapportent directement : délai de conservation, rubrique de classification, titre, mots-clés, dates, support, unité détentrice, etc. Il y a aussi celles que l’on peut gérer en appliquant judicieusement un profil de métadonnées. Alors, pourquoi diantre voudrait-on recourir au sous-dossier dans un environnement de GID ? Y aurait-il confusion entre le dossier intellectuel et la chemise physique ? Dans plusieurs cas, on serait porté à croire que oui. Par contre, l’on a aussi tendance à vouloir séparer des documents d’une chemise à une autre en guise de trombone ou d’agrafe, dans le but de n’avoir que quelques documents. Ils appartiennent néanmoins au même dossier. En fait, les nombreux éléments qui favorisent la volonté de maintenir le concept de sous-dossier se retrouvent dans des éléments qui, à la longue, composent les titres des dossiers. Si on les analyse attentivement, on peut s’apercevoir que, dans la majorité des cas, les renseignements qu’on y retrouve peuvent être considérés comme des métadonnées représentant les documents qu’ils renferment comme, par exemple, le type de document, le degré d’avancement (gestion de version).

Cela nous ramène à des préoccupations d’une autre nature. L’archiviste ou le records manager doit être en mesure de ne jamais rien prendre pour acquis et de remettre en question ses notions de base.

Un éternel débat: records management ou gestion des documents?

À quels termes devez-vous recourir pour définir vos activités ? Records management, gestion des documents, gestion des archives courantes et intermédiaires, gestion de l’archivage, ou encore, gestion des informations et documents ?

Le principal problème que soulève l’adoption du terme records management par la norme ISO 15489 [01] pour désigner en français la gestion des documents ou, si l’on préfère, la gestion  archives courantes et intermédiaires, c’est qu’elle laisse supposer que le records management (RM) est une discipline « nouvelle » et, qui plus est, distincte de l’archivistique. Or le RM est pratiqué depuis de nombreuses années dans les organisations, y compris dans la Francophonie. On peut même, si l’on en a envie, faire remonter ses origines à la naissance de la civilisation (voir les considérations historiques de Jean-Yves Rousseau et Carol Couture [02] ainsi que celles de Luciana Duranti [03]). Quant à la non-intégration du RM à l’archivistique, il s’agit sans doute d’une évidence dans les pays anglo-saxons où les concepts de records et d’archives recouvrent deux réalités différentes, mais ce n’est pas le cas dans le monde francophone où la plupart des législations nationales sur les archives insistent sur le fait que la définition du mot « archives » englobe la notion de « records ». A titre d’exemple, citons la Loi sur les archives du Québec [04] qui définit les archives comme « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale. » Même chose pour la loi française de 1979 [05] qui stipule que « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date […], produits ou reçus par toute personne physique ou morale […], dans l’exercice de leur activité ».

Cela dit, dans la pratique, doit-on parler de records management, de gestion des archives courantes et intermédiaires ou de gestion des documents ? En France, le terme records management s’impose dans la littérature du milieu de la documentation et des archives. Au Québec, où le RM est une pratique courante depuis plus de trente ans, plusieurs professionnels préfèrent utiliser des expressions comme gestion des documents ou gestion documentaire pour désigner leur travail. Toutefois, les partisans d’une archivistique intégrée recourent au terme gestion des archives courantes et intermédiaires, lequel est d’ailleurs utilisé dans plusieurs événements qui se sont déroulés dans la communauté archivistique francophone, notamment dans un colloque international organisé à Dakar par l’Association internationale des Archives francophones intitulé La gestion des archives courantes et intermédiaires : politiques et pratiques (1999).

En fait, l’expression qui traduirait avec le plus de justesse la notion de records management serait la gestion des documents d’archives de valeur administrative et légale, mais convenons que personne n’utiliserait cette expression dans la vie quotidienne… La notion d’information consignée et organique, expression bien définie par Jean-Yves et Rousseau et Carol Couture dans ses Fondements (1994) et reprise par l’Association des archivistes du Québec dans ses orientations stratégiques (AAQ 1999) [06], serait également valable. Bien qu’elle fasse consensus dans la communauté archivistique québécoise, elle demeure toutefois très peu utilisée dans la pratique quotidienne du records manager, tout simplement parce qu’elle n’établit pas de distinction entre les valeurs administratives (archives courantes), légales (archives intermédiaires) et patrimoniales (archives définitives) des documents.

Alors à quel terme devons-nous recourir pour désigner notre pratique ? Certes, il est regrettable que les archivistes français préconisent l’expression records management sous prétexte que le concept n’a pas d’équivalent en français. Et il est tout aussi regrettable que des archivistes québécois persistent à traduire cette expression par gestion des documents ou gestion documentaire. À cet effet, le terme gestion documentaire contribue à semer encore davantage de confusion dans les pays européens dans lesquels il est identifié à la documentation, et non à l’archivistique. Rappelons que, dans les pays francophones d’Europe, on opère une distinction entre bibliothécaires, documentalistes et archivistes. Par exemple, la filière Information documentaire de la Haute école de gestion de Genève n’est pas une école de records management… mais bien un lieu où s’enseigne la science de l’information, c’est-à-dire la bibliothéconomie, la documentation et l’archivistique.

Ce qui importe de retenir ici, c’est que le mot document en français ne désigne en aucun cas le caractère organique du document d’archives.  Toutefois, comme le soulignent avec raison les archivistes suisses François Burgy et Barbara Roth [07], aucune appellation ne parvenant à satisfaire tout le monde, nous devons prendre une position en fonction des derniers développements de la discipline archivistique.

Alors, que faire ? L’Association internationale des Archives francophones, pour son projet de portail archivistique, a pris la décision de retenir l’expression gestion des documents à la suite d’un débat avec les tenants de la non-traduction de records management. Ces tenants, notons-le, sont surtout français… En conséquence – et là, je rends vraiment les armes… – j’estime que, tout en se conformant à la norme ISO 15489, l’expression gestion des documents devra être préférée à toutes autres pour désigner la gestion des archives de valeur administratives et légales. Par contre, je recommande de faire suivre cette expression, à chaque fois que possible, par ce qu’elle désigne dans les faits, soit la gestion des archives de valeur administrative et légale. Ainsi, peut-être pourrions-nous donner naissance à nouvel acronyme : la GAVAL… Bref, il s’avère inutile de poursuivre ce débat… que n’a d’ailleurs pas clos la norme ISO 15489 en adoptant officiellement, en français, le terme de records management.

Sources :

[01] ISO 15489, Norme internationale: Information et documentation – « Records management », Genève, ISO, 2001.
[02] Rousseau, Jean-Yves, Carol Couture et collaborateurs (1994). Les fondements de la discipline archivistique, Québec: Presses de l’Université du Québec.
[03] Duranti, Luciana (1989). «Diplomatics : New uses for an old science» (Part I-VI.), Archivaria, 28-33 (1989-1992).
[04] Loi sur les archives du Québec (1983), in Site de l’Éditeur officiel du Québec. Adresse URL: http://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/home.php
[05] Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives. Adresse URL: http://www.cnrs.fr/Archives/archives/lois/loi1979.html
[06] Association des archivistes du Québec (1999). « Orientations stratégiques 1999-2005 », in Site de l’Association des archivistes du Québec. Adresse URL : http://www.archivistes.qc.ca/fonctionnement/docs/Orientations1999-2005.pdf. (Page consultée le 23 septembre 2003).
[07] Burgy, François et Barbara Roth (2002). « Les Archives en Suisse : ou la fureur du particularisme », Archives 34 : 1-2, p. 37-80

Images animées ou en mouvement?

Bien que le Grand dictionnaire terminologique de l’Office de langue française indique clairement sa préférence à « image animée » pour désigner les films, les vidéos et toutes formes d’images qui, contrairement à la photographie, ne sont pas « fixes », la communauté archivistique québécoise recourt à l’anglicisme « image en mouvement », une mauvaise traduction de moving picture ou moving images. Dans la langue courante, le mot « animation » désigne le fait d’être en mouvement, notamment « une méthode permettant de donner, par une suite d’images (dessins, photographies), l’impression du mouvement » (Le Petit Robert, 1987). Il ne viendrait jamais à l’idée d’un enfant d’écouter des dessins en mouvement à la télévision, n’est-ce pas ? Alors pourquoi employer sciemment l’anglicisme « image en mouvement » dans le domaine des archives ?

Quand j’ai posé cette question à ma supérieure, elle m’a donné la seule réponse acceptable : « Les Règles de description des documents d’archives ont adoptées ce terme et nous ne pouvons aller à l’encontre des RDDA ». Vérification faite auprès d’une collègue du traitement, je constate qu’il s’agit effectivement du terme qui a été retenu par le comité qui est à l’origine des RDDA. Je suis néanmoins déçu que les membres de ce comité, malgré le travail remarquable qu’ils ont réalisé, n’aient pas réussis à penser en français et, par le fait même, à dépasser le niveau du français fédéral.

Je rends les armes, je baisse les bras… Dorénavant, dans le cadre de mon travail à BAnQ, je me résoudrai à parler d’images en mouvement, même si ça conduit parfois à des aberrations. Par exemple, dans un article de Pierre Chaperon publié dans Cursus (Indexation des images en mouvement : un tour d’horizon (http://www.ebsi.umontreal.ca/cursus/vol6no1/chaperon.html), l’auteur emploie à six reprises « images animées » dans son article dans lequel, à l’exception du titre, on ne retrouve JAMAIS « images en mouvement ». Même chose sur Google : l’équation de recherche « images en mouvement ou images animées » ne donne qu’ « images animées » comme résultat. Tant pis, continuons à parler d’images en mouvement, de système corporatif de gestion documentaire et de disposition finale. Après tout, c’est ce qui nous distingue, non ?