Pour suivre le développement de la discipline archivistique, j’ai pris un compte Twitter. Pendant longtemps, j’ai cru que ce mode de réseautage était réservé aux jeunes qui souhaitaient « suivre » certaines personnalités du milieu artistique ou, pour être plus juste, du divertissement (entertainment). En fait, je trouvais ça un peu débile, je l’avoue… Comme vous pouvez le constater, je nourrissais des préjugés assez sérieux envers Twitter alors que, tout en étant conscient de ses limites, je ne dédaignais pas fréquenter Facebook. Mais c’était une erreur et, aux Tweetteux de ce monde, j’offre mes plus plates excuses.

En fait, en prenant un compte Twitter, je me suis aperçu que ce mode de réseautage constituait une immense agrégateur qui me permettait, à partir d’un seul espace, de suivre des associations professionnelles, des institutions d’archives, des établissements d’enseignement et de recherche et, bien entendu, des gestionnaires de documents et archivistes. En quelques mois, je « suis » déjà plus d’une quarantaine de personnes physiques ou morales, et je suis moi-même suivi par une trentaine d’entre eux.

Récemment, une collègue française m’écrivait que son institution bloquait l’accès à Twitter pour les employés. Au départ, c’était également le cas à BAnQ mais, depuis 2010, l’institution elle-même ayant pris un compte, elle a autorisé les employés à s’y mettre… C’est une excellente décision. En ce qui me concerne, jamais j’aurais pu connaître aussi rapidement les problématiques de l’infonuagique (Cloud Computing), de la norme ISO 30300 sur la gestion des systèmes des documents d’activité, du GARP (Generaly Accepted Recordkeeping Principles), etc. En ce siècle déjà bien entamé, un professionnel sérieux ne peut plus se permettre d’attendre la parution d’une revue scientifique pour se mettre à jour.

Je souhaite une excellente année 2012 à tous mes collègues d’ici et d’ailleurs. Si vous aviez une résolution à prendre au cours de la prochaine année, alors ça pourrait être celle de combattre vos préjugés, comme je l’ai fait moi-même en 2011…

Compte Twitter : @ducharmedaniel

Quand celui-ci, alors président du Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM), a lancé cette initiative en 2004-2005, il était loin de se douter de la portée universelle de son geste. Au départ, il s’agissait de rédiger une Déclaration sur les archives du Québec, un document destiné à renouveler l’image de l’archiviste aux yeux du public  en rappelant l’importance des archives dans la société et, surtout, du rôle que jouent les archivistes dans leur conservation et leur mise en valeur. Mais rapidement le comité initial a pris conscience qu’il fallait associer le qualificatif « québécois » aux archives, et non à la déclaration elle-même, d’où le glissement de sens… qui s’est avéré fort positif au final. En novembre 2007, lors de la Conférence sur la table ronde des archives (CITRA) à Québec, j’ai eu l’immense privilège de participer à une scéance de la section des Associations professionnelles de l’ICA auquel a pris part Denys Chouinard en tant que conférencier. C’est lors de cet atelier que la proposition d’élaborer un projet de déclaration universelle sur les archives, inspirée par le modèle québécois, a été approuvée par l’ensemble des participants. Et quatre ans plus tard, cette proposition devenait réalité.

Dans ce qui a conduit à l’adoption de la Déclaration québécoise sur les archives, le grand mérite de Denys Chouinard ne réside pas tant dans l’initiative elle-même que dans le fait qu’il a su rassembler, autour de sa personne, tout ce que le Québec d’alors comptait d’associations et de regroupements d’archivistes pour les faire participer à un projet unique en son genre : rédiger un plateforme commune dans laquelle tous se reconnaîtraient, tant les archivistes « classiques » que les gestionnaires de documents (records managers).

Rappelons que la Déclaration québécoise sur les archives a été lancée le 24 avril 2006 au centre d’archives de Montréal de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), et non pas en 2007 comme le souligne l’Association des archivistes français. Elle a été entérinée par les associations et regroupements suivants:

• Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM), coordonnateur du colloque
• ARMA – Montréal
• Association des archivistes du Québec (AAQ)
• Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD)
• Regroupement des archivistes religieux (RAR)
• Regroupement des services d’archives de la région de Québec (RSARQ)
• Regroupement des services d’archives privées agréés du Québec (RSAPAQ)
• Réseau des services d’archives du Québec (RAQ)
• Sous-comité des archivistes de la CRÉPUQ

Aujourd’hui, il n’est pas le temps de mesurer les effets positifs ou négatifs de cette Déclaration sur nos conditions d’exercice de cette profession parfois si mal aimée. Non, aujourd’hui, ce qu’il convient de faire, c’est de rendre hommage à Denys Chouinard, coordonnateur des archives à la Congrégation Notre-Dame.

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Photographie (Marce Lacasse, 2006) : Denys Chouinard, chef de la section des archives à la Division de la gestion des documents et des archives de la Ville de Montréal, président du Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM) et initiateur de la Déclaration québécoise sur les archives.

Les archivistes canadiens, qui sont nombreux à œuvrer au sein d’institutions d’archives relevant de l’État – qu’il soit de niveau fédéral ou provincial – ne sont peut-être pas les mieux placés pour critiquer ouvertement les orientations que prennent leurs administrations. En effet, un certain devoir de réserve les oblige à garder le silence. Voilà sans doute pourquoi, dans le cas de Bibliothèque et Archives Canada, la contestation ne vient pas des associations professionnelles d’archivistes, mais bien du côté des chercheurs, en l’occurrence de l’Association canadienne des professeurs d’université.

Pour diffuser leur critique, les membres de cette association ne se sont pas contentés d’envoyer un simple communiqué de presse aux médias. Ils ont conçu et mis en ligne un site Web dont le titre même ne laisse planer aucun doute sur leur position : Sauvons Bibliothèque et Archives Canada. Quand on annonce d’emblée qu’il faut « sauver » une organisation, c’est qu’il y a péril en la demeure. Et le problème soulevé par l’Association n’est pas seulement d’ordre budgétaire : il est aussi – et surtout – de nature administrative, voire politique : « Les changements prévus pour BAC auront de profondes conséquences pour la préservation et l’interprétation du patrimoine historique et culturel de notre pays. La « modernisation » en cours constitue une attaque de front à notre mémoire collective » (source).

Je ne suis pas assez au fait de la « modernisation » entreprise par BAC pour m’exprimer sur la question. Mon but, par ce billet, est simplement de signaler l’existence de ce site Web. Aussi, ceux qui souhaitent en apprendre davantage n’ont qu’à s’y rendre en cliquant sur ce lien.

Il va de soi que les fusions ne sauraient être responsables de tout ce qui ne va pas dans nos institutions. Dans certains organismes publics, fusionnés ou non, des « modernisations » peuvent avoir des effets catastrophiques sur l’accomplissement de leurs missions. La fronde qui frappe BAC de plein fouet aurait-elle dû provenir du milieu archivistique ? Je n’en sais rien, et là n’est pas mon propos. Par contre, Robert Garon le savait, lui, quand il écrivait : « Comme citoyens, les archivistes peuvent considérer cette démarche avec distance, mais comme spécialistes mandatés par leurs concitoyens pour constituer leur mémoire collective, ils manquent à leur devoir en ne posant pas les questions pertinentes et en ne faisant pas valoir leur point de vue professionnel » (Garon 2003, 91).

Outre la présentation de ce guide (voir programme ci-dessous), les conférenciers aborderont les thèmes des exigences juridiques de la gestion des dossiers, les outils de gestion des documents, la numérisation et, enfin, les systèmes de gestion des documents et des archives en place dans certains établissements.

La journée se tiendra le mercredi 5 octobre, à compter de 8h30, au centre d’archives de Montréal de BAnQ, au 535, avenue Viger Est, à Montréal. Elle s’adresse, bien entendu, aux gestionnaires de documents et archivistes, mais aussi au personnel de direction et aux responsables des technologies de l’information.

Voici le sommaire du programme de cette journée :

08h30-08h45      Accueil des participants – Café, jus et viennoiseries
08h45-09h00      Mot de bienvenue
09h00-09h55      Les exigences administratives, juridiques et patrimoniales de la gestion des dossiers dans le milieu collégial
09h55-10h15      Pause – Café, jus et viennoiseries
10h15-11h10      Les outils de gestion des dossiers : le système de classification et le calendrier de conservation
11h10-12h00      Présentation du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec
12h00-13h00      Dîner offert sur place
13h00-13h55      La numérisation des archives : recommandations
13h55-15h00      Table ronde : les systèmes de gestion des dossiers dans les établissements d’enseignement collégial
15h00-15h15      Pause – Café, jus et biscuits
15h15-16h20      Questions et discussions
16h20-16h30      Discours de clôture

Des frais de participation de trente-cinq dollars (35$) sont exigés pour couvrir les coûts d’organisation de la journée. Le repas du midi est offert sur place aux participants.

Veuillez me contacter pour confirmer votre présence. À mon avis, cette journée représente une occasion unique de réunir des décideurs et des professionnels du même milieu autour d’une problématique commune.

J’espère avoir le plaisir de vous rencontrer en grand nombre.

Lien vers la page Facebook de J. Albert « Battleship » Leduc

Préambule

Les documents sont inextricablement liés aux activités de l’organisation. Seule l’information contenue dans les documents créés ou reçus dans le cours normal des activités de l’organisation peut conduire à la connaissance de ce qu’on a fait, de ce qu’on projette de faire et de ce qu’on aura fait dans l’avenir. En tant que ressource nécessaire aux opérations de l’organisation, les documents sont créés, traités, protégés et utilisés de manière à soutenir les activités de l’organisation, notamment en :

• Facilitant ses opérations quotidiennes
• Soutenant la planification de ses activités, comme le budget et le plan d’action
• Documentant toutes questions relatives à l’historique de ses décisions et de ses activités
• Se conformant aux lois, règlements et normes auxquels elle est soumis.

 01 – Reddition de compte
Une organisation doit désigner une personne de haut niveau décisionnel pour assumer la responsabilité du système de gestion des documents de manière à rendre des comptes.

02 – Intégrité
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à garantir l’authenticité et la fiabilité de l’information générée par l’organisation dans l’exercice de ses activités.

03 – Protection
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à offrir un niveau raisonnable de protection de l’information à caractère personnel, confidentiel et essentiel au fonctionnement de l’organisation.

04 – Conformité
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à se conformer à l’environnement réglementaire de l’organisation dans laquelle il est mis en œuvre.

05 – Accessibilité
Une organisation doit gérer ses documents de manière à en assurer l’accessibilité dans des délais raisonnables et répondre aux besoins d’information du personnel avec efficacité et efficience.

06 – Conservation
Une organisation doit être en mesure de gérer les délais des documents en tenant compte des valeurs administratives, légales et patrimoniales qui s’y rattachent.

07 – Disposition (sort final)
Une organisation doit être en mesure d’éliminer les documents de manière fiable et sécuritaire et ce, au moment où ils doivent l’être, en fonction de ses normes, politiques et procédures.

08 – Transparence
Les activités de l’organisation doivent être documentées de manière à ce qu’elles soient comprises par le personnel et, le cas échéant, par les clients et actionnaires.

Je vous rappelle que cette traduction ne porte que sur le préambule du GARP. Pour prendre connaissance du texte COMPLET, je vous invite à suivre ce lien.

À compter de l’automne prochain, donc, le GARM deviendra un groupe d’intérêt sur les archives privées du RAQ. Qu’est-ce que ça changera ? Plusieurs petites choses. D’abord, la portée régionale du GARM pourra être étendue aux agglomérations urbaines limitrophes de Montréal, ce qui n’était pas le cas jusqu’à maintenant. Ensuite, même si sa mission première demeurera inchangée (le partage des champs d’acquisition entre les services d’archives détenteurs d’archives privées, qu’ils aient le statut d’organisme public ou d’organisme à but non lucratif), le GARM abonnera l’organisation de son séminaire annuel au profit du colloque du RAQ. Malgré un léger pincement au cœur que je ne peux m’empêcher de ressentir à la « perte » de ce regroupement qui existe depuis 1982, je dois admettre que la communauté archivistique du Québec sort gagnante de cette « restructuration ». Le GARM poursuit sa mission première et le RAQ s’en trouve renforcé.

Titre de la conférence : « La création d’un programme de formation en archivistique à l’ère numérique: réflexion et questionnements sur les enjeux professionnels et disciplinaires ». Pour écouter cette conférence, vous n’avez qu’à suive ce lien.

Pour le CRGGID, la GID se définit tout simplement par « l’utilisation des mêmes méthodes et outils pour effectuer la gestion documentaire des documents papier et des documents numériques (2004, 15). Cette définition toute simple se retrouve aussi dans l’ouvrage de Michel Roberge de même que dans Politique de gestion intégrée de BAnQ adoptée en février 2009.

Quand on prend connaissance de ces définitions, on constate aisément qu’elles recouvrent tout à fait celle de gestion des documents (records management) et que l’ajout du qualificatif « intégrée » n’ajoute pas grand-chose à la théorie archivistique puisque, de toutes façons, le records management a toujours pris en compte l’information consignée, peu importe son support.

C’est pourquoi, à la question d’un collègue qui me demandait si nous devrions inclure cette notion de GID dans une éventuelle loi sur les archives, j’ai répondu par la négative. Aujourd’hui, on parle de GID. Hier, on parlait de GED. Demain, on parlera sans doute d’autres choses… Dans notre discipline en mal de reconnaissance, ces modes linguistiques ne servent simplement qu’à mieux vendre la gestion des archives (y compris le records management) auprès des organisations. Une loi n’a pas à se soucier des modes, car elle doit se déployer sur un horizon d’au moins vingt-cinq années.

 [1]  Michel Roberge, La gestion intégrée des documents. Québec, éd. Michel Roberge, 2009 (ISBN 978-2-9811275-0-1).

[2] Yves Marcoux et al, Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents, v. 1.1, 2004. Cet ouvrage est disponible en ligne en suivant ce lien.