ARMA: le GARP (Generaly Accepted Recordkeeping Principles)

Les archivistes de Bibliothèque et Archives Canada n’ont peut-être pas tort de recourir à l’expression « tenue des documents » pour désigner la gestion des documents. Au fond, c’est ce qui rend le mieux compte en français du recordkeeping. À cet effet, l’ARMA diffuse un document fort intéressant sur les principes communément admis en gestion des documents : le GARP. Ce texte compte dix pages mais, pour simplifier les choses, je me suis permis de faire une traduction libre du préambule suivi des huit principes généraux, ce qui correspond à la première page du document PDF. Je profite de l’occasion pour remercier Yves A. Lapointe, responsable de la gestion documentaire à BAnQ, d’avoir bien voulu revoir cette traduction.

Préambule

Les documents sont inextricablement liés aux activités de l’organisation. Seule l’information contenue dans les documents créés ou reçus dans le cours normal des activités de l’organisation peut conduire à la connaissance de ce qu’on a fait, de ce qu’on projette de faire et de ce qu’on aura fait dans l’avenir. En tant que ressource nécessaire aux opérations de l’organisation, les documents sont créés, traités, protégés et utilisés de manière à soutenir les activités de l’organisation, notamment en :

• Facilitant ses opérations quotidiennes
• Soutenant la planification de ses activités, comme le budget et le plan d’action
• Documentant toutes questions relatives à l’historique de ses décisions et de ses activités
• Se conformant aux lois, règlements et normes auxquels elle est soumis.

 01 – Reddition de compte
Une organisation doit désigner une personne de haut niveau décisionnel pour assumer la responsabilité du système de gestion des documents de manière à rendre des comptes.

02 – Intégrité
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à garantir l’authenticité et la fiabilité de l’information générée par l’organisation dans l’exercice de ses activités.

03 – Protection
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à offrir un niveau raisonnable de protection de l’information à caractère personnel, confidentiel et essentiel au fonctionnement de l’organisation.

04 – Conformité
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à se conformer à l’environnement réglementaire de l’organisation dans laquelle il est mis en œuvre.

05 – Accessibilité
Une organisation doit gérer ses documents de manière à en assurer l’accessibilité dans des délais raisonnables et répondre aux besoins d’information du personnel avec efficacité et efficience.

06 – Conservation
Une organisation doit être en mesure de gérer les délais des documents en tenant compte des valeurs administratives, légales et patrimoniales qui s’y rattachent.

07 – Disposition (sort final)
Une organisation doit être en mesure d’éliminer les documents de manière fiable et sécuritaire et ce, au moment où ils doivent l’être, en fonction de ses normes, politiques et procédures.

08 – Transparence
Les activités de l’organisation doivent être documentées de manière à ce qu’elles soient comprises par le personnel et, le cas échéant, par les clients et actionnaires.

Je vous rappelle que cette traduction ne porte que sur le préambule du GARP. Pour prendre connaissance du texte COMPLET, je vous invite à suivre ce lien.

GARM renonce à son autonomie pour joindre les rangs du RAQ

À leur réunion du 7 juin 2011, les membres du Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM) ont pris la décision de renoncer à leur existence autonome pour  joindre les rangs du Réseau des services d’archives du Québec (RAQ). À l’origine de cette décision, un constat : il y a trop d’associations professionnelles d’archivistes au Québec. En effet, pour un bassin d’environ 800 archivistes (dont 600 sont membres de l’Association des archivistes du Québec – AAQ), le Québec compte pas moins de sept associations et regroupements, sans compter certaines tables régionales qui, malgré les difficultés que connaît le milieu des archives, poursuivent leurs activités. En conséquence, il s’avère logique de nous regrouper autour de deux pôles : l’AAQ, pour les individus, et le RAQ, pour les institutions. Par ailleurs, le Québec – faut-il le rappeler? – est une province du Canada, de sorte que plusieurs archivistes québécois adhèrent aussi des associations canadiennes, comme l’Association of Canadian Archivists (ACA), voire pancanadiennes comme l’ARMA, une association « internationale » dédiée au records management. En définitive, cela fait beaucoup d’associations et de regroupements pour une profession en mal de reconnaissance.

À compter de l’automne prochain, donc, le GARM deviendra un groupe d’intérêt sur les archives privées du RAQ. Qu’est-ce que ça changera ? Plusieurs petites choses. D’abord, la portée régionale du GARM pourra être étendue aux agglomérations urbaines limitrophes de Montréal, ce qui n’était pas le cas jusqu’à maintenant. Ensuite, même si sa mission première demeurera inchangée (le partage des champs d’acquisition entre les services d’archives détenteurs d’archives privées, qu’ils aient le statut d’organisme public ou d’organisme à but non lucratif), le GARM abonnera l’organisation de son séminaire annuel au profit du colloque du RAQ. Malgré un léger pincement au cœur que je ne peux m’empêcher de ressentir à la « perte » de ce regroupement qui existe depuis 1982, je dois admettre que la communauté archivistique du Québec sort gagnante de cette « restructuration ». Le GARM poursuit sa mission première et le RAQ s’en trouve renforcé.