Journée des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec

Au nom du Comité permanent des archives des établissements d’enseignement collégial dont je coordonne les travaux, je vous invite à participer à une journée consacrée à la gestion des documents et des archives dans le milieu de l’enseignement collégial. À cette occasion, le comité fera une présentation publique du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial, un outil de gestion qui remplace, depuis le premier trimestre 2011, le Recueil de délais de conservation des documents des cégeps publié en 1986, un outil de première génération qui ne permettait plus aux établissements d’enseignement de rencontrer les exigences archivistiques auxquelles ils sont soumis.

Outre la présentation de ce guide (voir programme ci-dessous), les conférenciers aborderont les thèmes des exigences juridiques de la gestion des dossiers, les outils de gestion des documents, la numérisation et, enfin, les systèmes de gestion des documents et des archives en place dans certains établissements.

La journée se tiendra le mercredi 5 octobre, à compter de 8h30, au centre d’archives de Montréal de BAnQ, au 535, avenue Viger Est, à Montréal. Elle s’adresse, bien entendu, aux gestionnaires de documents et archivistes, mais aussi au personnel de direction et aux responsables des technologies de l’information.

Voici le sommaire du programme de cette journée :

08h30-08h45      Accueil des participants – Café, jus et viennoiseries
08h45-09h00      Mot de bienvenue
09h00-09h55      Les exigences administratives, juridiques et patrimoniales de la gestion des dossiers dans le milieu collégial
09h55-10h15      Pause – Café, jus et viennoiseries
10h15-11h10      Les outils de gestion des dossiers : le système de classification et le calendrier de conservation
11h10-12h00      Présentation du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec
12h00-13h00      Dîner offert sur place
13h00-13h55      La numérisation des archives : recommandations
13h55-15h00      Table ronde : les systèmes de gestion des dossiers dans les établissements d’enseignement collégial
15h00-15h15      Pause – Café, jus et biscuits
15h15-16h20      Questions et discussions
16h20-16h30      Discours de clôture

Des frais de participation de trente-cinq dollars (35$) sont exigés pour couvrir les coûts d’organisation de la journée. Le repas du midi est offert sur place aux participants.

Veuillez me contacter pour confirmer votre présence. À mon avis, cette journée représente une occasion unique de réunir des décideurs et des professionnels du même milieu autour d’une problématique commune.

J’espère avoir le plaisir de vous rencontrer en grand nombre.

Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec

Au Québec, comme chacun sait, la Loi sur les archives (1983) oblige tous les organismes publics à établir et à mettre à jour un calendrier de conservation (article 7) pour ensuite le soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (article 8). Dans le but d’aider les organismes du secteur décentralisé à s’acquitter de cette obligation légale, les archivistes de BAnQ rédigent des outils de gestion appelés « recueils de délais de conservation » ou « guides ». Dans les faits, il s’agit de modèles à partir desquels les archivistes en poste dans ces organismes peuvent s’inspirer pour établir leurs propres calendriers. En retour, ces outils deviennent une source de référence pour les archivistes de BAnQ qui ont pour tâches d’analyser et de recommander l’approbation de ces calendriers. Ces recueils couvrent plusieurs secteurs – la santé, l’éducation, les villes, etc. – et constituent des sortes de normes puisque tous les délais consignés ont été validés sur le plan administratif et juridique.

À cet effet, j’ai le plaisir de souligner la parution du plus récent de ces guides : le Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec.  Vous trouverez cet outil, comme tous les autres, en cliquant sur ce lien. Outre l’auteur de ce blogue, qui a assumé la coordination, voici les professionnels qui ont participé aux travaux du comité de janvier 2009 à décembre 2010 :

• Frédéric Lepage, Collège de Bois-de-Boulogne (Montréal)
• Nathalie Hallé, Cégep John Abbott College (Ste-Anne-de-Bellevue)
• Lucie Pagé, Cégep de l’Outaouais (Gatineau)
• Solange Thibeault, Collège François-Xavier-Garneau (Québec)
• Iuliana Udrea, Collège  LaSalle et Association des collèges privés du Québec (Montréal)

Je profite de l’occasion pour les remercier publiquement – et chaleureusement – pour le travail qu’ils ont patiemment accompli pendant la durée du projet.

Je termine ce billet en précisant au lecteur non québécois que le collège, mieux connu sous l’acronyme « cégep » (collège d’enseignement général et professionnel), est un établissement d’enseignement supérieur propre au Québec qui conduit tant au marché du travail, pour les élèves qui obtiennent un diplôme de technicien, qu’à l’université, pour ceux suivent une filière dite académique. À ne pas confondre, donc, aux collèges en France ou en Suisse.

Le calendrier de conservation et les supports documentaires

La nécessité d’inscrire au calendrier les supports de conservation des documents apparaît dans le libellé de l’article 7 de la Loi sur les archives et, par le fait même, en constitue une principale exigence : « tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs » […]

Ainsi, en plus d’obliger les organismes publics à élaborer un calendrier de conservation, la Loi sur les archives indique que celui-ci doit identifier les supports aux phases actives et semi-actives du cycle de vie. À notre avis, cette obligation ne correspond pas à l’esprit de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) qui, en s’appuyant sur la notion même de document technologique, consacre la dissociation entre l’information et son support. Par contre, la LCCJTI reconduit le privilège de BAnQ de déterminer le support de conservation approprié pour les archives définitives, voire de conserver « sur son support d’origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou patrimoniale eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 1er de l’article 69, même s’il a fait l’objet d’un transfert ». (LCCJTI, art. 20).

En conséquence, le support n’a d’importance qu’à l’état inactif du document, car il importe, pour BAnQ, de connaître comment sera conservé un document de valeur patrimoniale, pas à l’actif. Pourquoi ? Tout simplement parce que, dans plus de 95% des cas, le support à l’actif sera toujours numérique, c’est-à-dire une information qui se présente sous la forme de fichiers de multiple format conservés sur un serveur. À moins que vous me démontriez noir sur blanc l’utilité d’une telle exigence à l’ère numérique, la pertinence d’obliger les organismes publics à « déterminer les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs » tombe d’elle-même.

En conclusion, une rénovation éventuelle de la Loi sur les archives devrait abolir cette exigence en insistant davantage sur le support, voire même le format, de conservation des archives de valeurs historiques.

Le calendrier de conservation, première exigence de la Loi sur les archives du Québec

La principale exigence de la Loi sur les archives est décrite à l’article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés ». Ainsi, l’exigence de cette loi qui retient davantage l’attention, et qui fait du Québec un exemple pour les communautés archivistiques de plusieurs pays du monde, est inextricablement liée au cycle de vie des documents d’archives et à l’outil de gestion qui en découle : le calendrier de conservation.

Attendu que :

• La norme internationale ISO 15489 sur le records management stipule que les documents sont produits, reçus et utilisés dans la conduite des affaires d’une organisation de manière à assurer la continuité de sa gestion, à satisfaire les exigences de son environnement réglementaire et à assumer ses responsabilités.
• Pour rencontrer ces exigences, la gestion des documents mise en place dans les organismes publics doit posséder les caractéristiques suivantes : fiabilité, intégrité, conformité et systématisation.

Nous sommes en droit de poser les trois questions suivantes :

• En quoi le fait d’établir un calendrier de conservation garantit que les documents gérés par les organismes publics rencontrent les exigences de fiabilité, d’intégrité, de conformité et de systématisation ?
• Sommes-nous vraiment certains que, dans un système de gestion intégrée des documents, le calendrier de conservation devrait constituer l’exigence fondamentale ?
• Dans un système de GID, les délais de conservation ne représentent-ils pas une métadonnée au même titre que les autres ? Une métadonnée importante, certes, mais tout comme le sont les métadonnées relatives à la classification, à l’accès et à la description ?

À l’aube du 21^ème siècle, le calendrier de conservation n’est plus « la pierre angulaire de l’archivistique » et ne garantit plus la constitution du patrimoine archivistique des organisations. Une organisation peut fort bien se conformer à la Loi sur les archives – en confiant l’élaboration de son calendrier à un consultant, par exemple – tout en ne générant pas des documents fiables, intègres, conformes, et intégrés dans un système.

À l’heure où la rénovation de la Loi sur les archives est à l’ordre du jour, ces quelques lignes présentent une première piste de réflexion. D’autres suivront.