Journée des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec

Au nom du Comité permanent des archives des établissements d’enseignement collégial dont je coordonne les travaux, je vous invite à participer à une journée consacrée à la gestion des documents et des archives dans le milieu de l’enseignement collégial. À cette occasion, le comité fera une présentation publique du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial, un outil de gestion qui remplace, depuis le premier trimestre 2011, le Recueil de délais de conservation des documents des cégeps publié en 1986, un outil de première génération qui ne permettait plus aux établissements d’enseignement de rencontrer les exigences archivistiques auxquelles ils sont soumis.

Outre la présentation de ce guide (voir programme ci-dessous), les conférenciers aborderont les thèmes des exigences juridiques de la gestion des dossiers, les outils de gestion des documents, la numérisation et, enfin, les systèmes de gestion des documents et des archives en place dans certains établissements.

La journée se tiendra le mercredi 5 octobre, à compter de 8h30, au centre d’archives de Montréal de BAnQ, au 535, avenue Viger Est, à Montréal. Elle s’adresse, bien entendu, aux gestionnaires de documents et archivistes, mais aussi au personnel de direction et aux responsables des technologies de l’information.

Voici le sommaire du programme de cette journée :

08h30-08h45      Accueil des participants – Café, jus et viennoiseries
08h45-09h00      Mot de bienvenue
09h00-09h55      Les exigences administratives, juridiques et patrimoniales de la gestion des dossiers dans le milieu collégial
09h55-10h15      Pause – Café, jus et viennoiseries
10h15-11h10      Les outils de gestion des dossiers : le système de classification et le calendrier de conservation
11h10-12h00      Présentation du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec
12h00-13h00      Dîner offert sur place
13h00-13h55      La numérisation des archives : recommandations
13h55-15h00      Table ronde : les systèmes de gestion des dossiers dans les établissements d’enseignement collégial
15h00-15h15      Pause – Café, jus et biscuits
15h15-16h20      Questions et discussions
16h20-16h30      Discours de clôture

Des frais de participation de trente-cinq dollars (35$) sont exigés pour couvrir les coûts d’organisation de la journée. Le repas du midi est offert sur place aux participants.

Veuillez me contacter pour confirmer votre présence. À mon avis, cette journée représente une occasion unique de réunir des décideurs et des professionnels du même milieu autour d’une problématique commune.

J’espère avoir le plaisir de vous rencontrer en grand nombre.

L’enseignement de l’archivistique à l’ère numérique: conférence de Sabine Mas

Dans le cadre de la 8e Conférence internationale sur l’archivage digital [sic] qui se tenait à Genève (Suisse) les 28-30 avril 2010, ma collègue Sabine Mas a prononcé une communication sur l’élaboration d’un programme de formation en archivistique à l’ère numérique. Professeure à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) à l’Université de Montréal, Sabine prêche pour sa paroisse, bien entendu, mais pourquoi irions-nous le lui reprocher ? Après tout, elle énonce avec raison que l’archivistique à l’EBSI est une discipline intégrée aux sciences de l’information, comme c’est le cas, d’ailleurs, dans plusieurs pays du monde (États-Unis, Brésil, etc.). Qui plus est, elle professe haut et fort que l’archivistique intégrée – celle qui intègre le records management à l’archivistique – a plus que jamais sa place dans le contexte numérique, ce qui tombe sous la loi du sens puisqu’il est crucial d’intervenir en amont (en l’occurrence, dès la création des systèmes de gestion de l’information archivistique) pour préserver la mémoire des organisations. Après, il est trop tard, beaucoup trop tard.

Titre de la conférence : « La création d’un programme de formation en archivistique à l’ère numérique: réflexion et questionnements sur les enjeux professionnels et disciplinaires ». Pour écouter cette conférence, vous n’avez qu’à suive ce lien.

Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec

Au Québec, comme chacun sait, la Loi sur les archives (1983) oblige tous les organismes publics à établir et à mettre à jour un calendrier de conservation (article 7) pour ensuite le soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (article 8). Dans le but d’aider les organismes du secteur décentralisé à s’acquitter de cette obligation légale, les archivistes de BAnQ rédigent des outils de gestion appelés « recueils de délais de conservation » ou « guides ». Dans les faits, il s’agit de modèles à partir desquels les archivistes en poste dans ces organismes peuvent s’inspirer pour établir leurs propres calendriers. En retour, ces outils deviennent une source de référence pour les archivistes de BAnQ qui ont pour tâches d’analyser et de recommander l’approbation de ces calendriers. Ces recueils couvrent plusieurs secteurs – la santé, l’éducation, les villes, etc. – et constituent des sortes de normes puisque tous les délais consignés ont été validés sur le plan administratif et juridique.

À cet effet, j’ai le plaisir de souligner la parution du plus récent de ces guides : le Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec.  Vous trouverez cet outil, comme tous les autres, en cliquant sur ce lien. Outre l’auteur de ce blogue, qui a assumé la coordination, voici les professionnels qui ont participé aux travaux du comité de janvier 2009 à décembre 2010 :

• Frédéric Lepage, Collège de Bois-de-Boulogne (Montréal)
• Nathalie Hallé, Cégep John Abbott College (Ste-Anne-de-Bellevue)
• Lucie Pagé, Cégep de l’Outaouais (Gatineau)
• Solange Thibeault, Collège François-Xavier-Garneau (Québec)
• Iuliana Udrea, Collège  LaSalle et Association des collèges privés du Québec (Montréal)

Je profite de l’occasion pour les remercier publiquement – et chaleureusement – pour le travail qu’ils ont patiemment accompli pendant la durée du projet.

Je termine ce billet en précisant au lecteur non québécois que le collège, mieux connu sous l’acronyme « cégep » (collège d’enseignement général et professionnel), est un établissement d’enseignement supérieur propre au Québec qui conduit tant au marché du travail, pour les élèves qui obtiennent un diplôme de technicien, qu’à l’université, pour ceux suivent une filière dite académique. À ne pas confondre, donc, aux collèges en France ou en Suisse.