La nécessité d’inscrire au calendrier les supports de conservation des documents apparaît dans le libellé de l’article 7 de la Loi sur les archives et, par le fait même, en constitue une principale exigence : « tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs » […]
Ainsi, en plus d’obliger les organismes publics à élaborer un calendrier de conservation, la Loi sur les archives indique que celui-ci doit identifier les supports aux phases actives et semi-actives du cycle de vie. À notre avis, cette obligation ne correspond pas à l’esprit de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) qui, en s’appuyant sur la notion même de document technologique, consacre la dissociation entre l’information et son support. Par contre, la LCCJTI reconduit le privilège de BAnQ de déterminer le support de conservation approprié pour les archives définitives, voire de conserver « sur son support d’origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou patrimoniale eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 1er de l’article 69, même s’il a fait l’objet d’un transfert ». (LCCJTI, art. 20).
En conséquence, le support n’a d’importance qu’à l’état inactif du document, car il importe, pour BAnQ, de connaître comment sera conservé un document de valeur patrimoniale, pas à l’actif. Pourquoi ? Tout simplement parce que, dans plus de 95% des cas, le support à l’actif sera toujours numérique, c’est-à-dire une information qui se présente sous la forme de fichiers de multiple format conservés sur un serveur. À moins que vous me démontriez noir sur blanc l’utilité d’une telle exigence à l’ère numérique, la pertinence d’obliger les organismes publics à « déterminer les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs » tombe d’elle-même.
En conclusion, une rénovation éventuelle de la Loi sur les archives devrait abolir cette exigence en insistant davantage sur le support, voire même le format, de conservation des archives de valeurs historiques.
