Doit-on inclure la notion de GID dans une législation nationale sur les archives?

Michel Roberge, dans la refonte de son manuel de gestion des documents  [1], laisse entendre que la notion de gestion intégrée des documents (GID) trouve son origine dans l’adoption de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) et dans la diffusion du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID), modèle conceptuel rédigé par l’équipe d’Yves Marcoux, professeur à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal, et adopté par la suite par le Centre de services partagés et BAnQ.

Pour le CRGGID, la GID se définit tout simplement par « l’utilisation des mêmes méthodes et outils pour effectuer la gestion documentaire des documents papier et des documents numériques (2004, 15). Cette définition toute simple se retrouve aussi dans l’ouvrage de Michel Roberge de même que dans Politique de gestion intégrée de BAnQ adoptée en février 2009.

Quand on prend connaissance de ces définitions, on constate aisément qu’elles recouvrent tout à fait celle de gestion des documents (records management) et que l’ajout du qualificatif « intégrée » n’ajoute pas grand-chose à la théorie archivistique puisque, de toutes façons, le records management a toujours pris en compte l’information consignée, peu importe son support.

C’est pourquoi, à la question d’un collègue qui me demandait si nous devrions inclure cette notion de GID dans une éventuelle loi sur les archives, j’ai répondu par la négative. Aujourd’hui, on parle de GID. Hier, on parlait de GED. Demain, on parlera sans doute d’autres choses… Dans notre discipline en mal de reconnaissance, ces modes linguistiques ne servent simplement qu’à mieux vendre la gestion des archives (y compris le records management) auprès des organisations. Une loi n’a pas à se soucier des modes, car elle doit se déployer sur un horizon d’au moins vingt-cinq années.

 [1]  Michel Roberge, La gestion intégrée des documents. Québec, éd. Michel Roberge, 2009 (ISBN 978-2-9811275-0-1).

[2] Yves Marcoux et al, Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents, v. 1.1, 2004. Cet ouvrage est disponible en ligne en suivant ce lien.

Un éternel débat: records management ou gestion des documents?

À quels termes devez-vous recourir pour définir vos activités ? Records management, gestion des documents, gestion des archives courantes et intermédiaires, gestion de l’archivage, ou encore, gestion des informations et documents ?

Le principal problème que soulève l’adoption du terme records management par la norme ISO 15489 [01] pour désigner en français la gestion des documents ou, si l’on préfère, la gestion  archives courantes et intermédiaires, c’est qu’elle laisse supposer que le records management (RM) est une discipline « nouvelle » et, qui plus est, distincte de l’archivistique. Or le RM est pratiqué depuis de nombreuses années dans les organisations, y compris dans la Francophonie. On peut même, si l’on en a envie, faire remonter ses origines à la naissance de la civilisation (voir les considérations historiques de Jean-Yves Rousseau et Carol Couture [02] ainsi que celles de Luciana Duranti [03]). Quant à la non-intégration du RM à l’archivistique, il s’agit sans doute d’une évidence dans les pays anglo-saxons où les concepts de records et d’archives recouvrent deux réalités différentes, mais ce n’est pas le cas dans le monde francophone où la plupart des législations nationales sur les archives insistent sur le fait que la définition du mot « archives » englobe la notion de « records ». A titre d’exemple, citons la Loi sur les archives du Québec [04] qui définit les archives comme « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale. » Même chose pour la loi française de 1979 [05] qui stipule que « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date […], produits ou reçus par toute personne physique ou morale […], dans l’exercice de leur activité ».

Cela dit, dans la pratique, doit-on parler de records management, de gestion des archives courantes et intermédiaires ou de gestion des documents ? En France, le terme records management s’impose dans la littérature du milieu de la documentation et des archives. Au Québec, où le RM est une pratique courante depuis plus de trente ans, plusieurs professionnels préfèrent utiliser des expressions comme gestion des documents ou gestion documentaire pour désigner leur travail. Toutefois, les partisans d’une archivistique intégrée recourent au terme gestion des archives courantes et intermédiaires, lequel est d’ailleurs utilisé dans plusieurs événements qui se sont déroulés dans la communauté archivistique francophone, notamment dans un colloque international organisé à Dakar par l’Association internationale des Archives francophones intitulé La gestion des archives courantes et intermédiaires : politiques et pratiques (1999).

En fait, l’expression qui traduirait avec le plus de justesse la notion de records management serait la gestion des documents d’archives de valeur administrative et légale, mais convenons que personne n’utiliserait cette expression dans la vie quotidienne… La notion d’information consignée et organique, expression bien définie par Jean-Yves et Rousseau et Carol Couture dans ses Fondements (1994) et reprise par l’Association des archivistes du Québec dans ses orientations stratégiques (AAQ 1999) [06], serait également valable. Bien qu’elle fasse consensus dans la communauté archivistique québécoise, elle demeure toutefois très peu utilisée dans la pratique quotidienne du records manager, tout simplement parce qu’elle n’établit pas de distinction entre les valeurs administratives (archives courantes), légales (archives intermédiaires) et patrimoniales (archives définitives) des documents.

Alors à quel terme devons-nous recourir pour désigner notre pratique ? Certes, il est regrettable que les archivistes français préconisent l’expression records management sous prétexte que le concept n’a pas d’équivalent en français. Et il est tout aussi regrettable que des archivistes québécois persistent à traduire cette expression par gestion des documents ou gestion documentaire. À cet effet, le terme gestion documentaire contribue à semer encore davantage de confusion dans les pays européens dans lesquels il est identifié à la documentation, et non à l’archivistique. Rappelons que, dans les pays francophones d’Europe, on opère une distinction entre bibliothécaires, documentalistes et archivistes. Par exemple, la filière Information documentaire de la Haute école de gestion de Genève n’est pas une école de records management… mais bien un lieu où s’enseigne la science de l’information, c’est-à-dire la bibliothéconomie, la documentation et l’archivistique.

Ce qui importe de retenir ici, c’est que le mot document en français ne désigne en aucun cas le caractère organique du document d’archives.  Toutefois, comme le soulignent avec raison les archivistes suisses François Burgy et Barbara Roth [07], aucune appellation ne parvenant à satisfaire tout le monde, nous devons prendre une position en fonction des derniers développements de la discipline archivistique.

Alors, que faire ? L’Association internationale des Archives francophones, pour son projet de portail archivistique, a pris la décision de retenir l’expression gestion des documents à la suite d’un débat avec les tenants de la non-traduction de records management. Ces tenants, notons-le, sont surtout français… En conséquence – et là, je rends vraiment les armes… – j’estime que, tout en se conformant à la norme ISO 15489, l’expression gestion des documents devra être préférée à toutes autres pour désigner la gestion des archives de valeur administratives et légales. Par contre, je recommande de faire suivre cette expression, à chaque fois que possible, par ce qu’elle désigne dans les faits, soit la gestion des archives de valeur administrative et légale. Ainsi, peut-être pourrions-nous donner naissance à nouvel acronyme : la GAVAL… Bref, il s’avère inutile de poursuivre ce débat… que n’a d’ailleurs pas clos la norme ISO 15489 en adoptant officiellement, en français, le terme de records management.

Sources :

[01] ISO 15489, Norme internationale: Information et documentation – « Records management », Genève, ISO, 2001.
[02] Rousseau, Jean-Yves, Carol Couture et collaborateurs (1994). Les fondements de la discipline archivistique, Québec: Presses de l’Université du Québec.
[03] Duranti, Luciana (1989). «Diplomatics : New uses for an old science» (Part I-VI.), Archivaria, 28-33 (1989-1992).
[04] Loi sur les archives du Québec (1983), in Site de l’Éditeur officiel du Québec. Adresse URL: http://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/home.php
[05] Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives. Adresse URL: http://www.cnrs.fr/Archives/archives/lois/loi1979.html
[06] Association des archivistes du Québec (1999). « Orientations stratégiques 1999-2005 », in Site de l’Association des archivistes du Québec. Adresse URL : http://www.archivistes.qc.ca/fonctionnement/docs/Orientations1999-2005.pdf. (Page consultée le 23 septembre 2003).
[07] Burgy, François et Barbara Roth (2002). « Les Archives en Suisse : ou la fureur du particularisme », Archives 34 : 1-2, p. 37-80

Images animées ou en mouvement?

Bien que le Grand dictionnaire terminologique de l’Office de langue française indique clairement sa préférence à « image animée » pour désigner les films, les vidéos et toutes formes d’images qui, contrairement à la photographie, ne sont pas « fixes », la communauté archivistique québécoise recourt à l’anglicisme « image en mouvement », une mauvaise traduction de moving picture ou moving images. Dans la langue courante, le mot « animation » désigne le fait d’être en mouvement, notamment « une méthode permettant de donner, par une suite d’images (dessins, photographies), l’impression du mouvement » (Le Petit Robert, 1987). Il ne viendrait jamais à l’idée d’un enfant d’écouter des dessins en mouvement à la télévision, n’est-ce pas ? Alors pourquoi employer sciemment l’anglicisme « image en mouvement » dans le domaine des archives ?

Quand j’ai posé cette question à ma supérieure, elle m’a donné la seule réponse acceptable : « Les Règles de description des documents d’archives ont adoptées ce terme et nous ne pouvons aller à l’encontre des RDDA ». Vérification faite auprès d’une collègue du traitement, je constate qu’il s’agit effectivement du terme qui a été retenu par le comité qui est à l’origine des RDDA. Je suis néanmoins déçu que les membres de ce comité, malgré le travail remarquable qu’ils ont réalisé, n’aient pas réussis à penser en français et, par le fait même, à dépasser le niveau du français fédéral.

Je rends les armes, je baisse les bras… Dorénavant, dans le cadre de mon travail à BAnQ, je me résoudrai à parler d’images en mouvement, même si ça conduit parfois à des aberrations. Par exemple, dans un article de Pierre Chaperon publié dans Cursus (Indexation des images en mouvement : un tour d’horizon (http://www.ebsi.umontreal.ca/cursus/vol6no1/chaperon.html), l’auteur emploie à six reprises « images animées » dans son article dans lequel, à l’exception du titre, on ne retrouve JAMAIS « images en mouvement ». Même chose sur Google : l’équation de recherche « images en mouvement ou images animées » ne donne qu’ « images animées » comme résultat. Tant pis, continuons à parler d’images en mouvement, de système corporatif de gestion documentaire et de disposition finale. Après tout, c’est ce qui nous distingue, non ?

Archivage et archivistique

Nous connaissons tous la définition légale des archives qui, dans son application au Québec et en France, englobe tout le cycle de vie des documents. Nous savons aussi depuis longtemps que  « archives » est un mot polysémique qui représente, plus souvent qu’autrement, une source de malentendu dans le milieu de l’information en général. En effet, les archives désignent autant les documents que les bâtiments qui les abritent, une confusion qui n’en est pas vraiment une, toutefois, puisqu’elle réunit deux définitions d’essence archivistique. Par contre, des objets comme les « archives du Web » ou celles d’un blogue ne tiennent pas de l’archivistique et se confondent souvent avec la notion d’archivage, laquelle s’avère fort usitée en France.  À mon avis, la notion d’archivage approfondit davantage le malentendu sur les archives et, partant, avec la discipline chargée de les gérer : l’archivistique.

Le mot « archivage » est insidieux. Pour le circonscrire, le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française recourt à huit définitions distinctes qu’il rattache à des disciplines aussi disparates que la médecine, la communication, la cartographie, l’informatique et, bien entendu, les sciences de l’information. Attardons-nous à ce dernier domaine en comparant les définitions des mots « archivage » et « archivistique » :

Archivage : Techniques et activités relatives à l’organisation, la gestion, la législation et la réglementation des archives, avant leur utilisation, en vue de la recherche historique.

Archivistique : Science de l’information appliquée à l’organisation, l’administration et au traitement des archives.

Ce qui se dégage de ces définitions est que l’archivage relève essentiellement de la technique alors que l’archivistique est associée à la science. À cet égard, le sens commun mis en exergue par le Petit Robert (1987) ne trompe pas. En effet, le célèbre dictionnaire définit l’archivage comme « l’action d’archiver » et, archiver, comme le « classement d’un document dans les archives ». Ainsi l’archivage s’avère conforme à la perception qu’en ont les archivistes québécois qui, d’ailleurs, n’emploient jamais ce terme dans leurs documents : une activité purement technique qui consiste à remiser des objets (des billets dans un blogue, des numéros plus anciens dans une revue, etc.) moins utilisés en raison de leur ancienneté.

Conclusion : à « archivage des documents numériques » on préférera « la gestion des documents numériques ». Qu’on se le tienne pour dit, l’archivistique va bien au-delà du classement pur et simple de documents.