Twitter, un moyen d’accès au savoir archivistique

Dans le cadre du cours d’Introduction à l’archivistique que je donne chaque automne à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal, des membres de l’Association des archivistes du Québec (AAQ) viennent présenter l’association dans le but de susciter des adhésions nouvelles. Objectifs louables, s’il en est, que j’encourage vivement, étant moi-même membre de cette association depuis longtemps. Par contre, je m’inscris en faux contre l’argument, sans cesse mis de l’avant, selon lequel devenir membre de l’AAQ permet de se tenir au fait de l’avancement de la discipline. Certes, recevoir deux fois par année la revue Archives n’est pas sans importance, mais cela ne suffit pas. À mon avis, il faut aller plus loin, sinon on risque d’être rapidement dépassé par les innovations qui ne cessent d’influer sur le cours de la profession de records manager et d’archiviste.

Pour suivre le développement de la discipline archivistique, j’ai pris un compte Twitter. Pendant longtemps, j’ai cru que ce mode de réseautage était réservé aux jeunes qui souhaitaient « suivre » certaines personnalités du milieu artistique ou, pour être plus juste, du divertissement (entertainment). En fait, je trouvais ça un peu débile, je l’avoue… Comme vous pouvez le constater, je nourrissais des préjugés assez sérieux envers Twitter alors que, tout en étant conscient de ses limites, je ne dédaignais pas fréquenter Facebook. Mais c’était une erreur et, aux Tweetteux de ce monde, j’offre mes plus plates excuses.

En fait, en prenant un compte Twitter, je me suis aperçu que ce mode de réseautage constituait une immense agrégateur qui me permettait, à partir d’un seul espace, de suivre des associations professionnelles, des institutions d’archives, des établissements d’enseignement et de recherche et, bien entendu, des gestionnaires de documents et archivistes. En quelques mois, je « suis » déjà plus d’une quarantaine de personnes physiques ou morales, et je suis moi-même suivi par une trentaine d’entre eux.

Récemment, une collègue française m’écrivait que son institution bloquait l’accès à Twitter pour les employés. Au départ, c’était également le cas à BAnQ mais, depuis 2010, l’institution elle-même ayant pris un compte, elle a autorisé les employés à s’y mettre… C’est une excellente décision. En ce qui me concerne, jamais j’aurais pu connaître aussi rapidement les problématiques de l’infonuagique (Cloud Computing), de la norme ISO 30300 sur la gestion des systèmes des documents d’activité, du GARP (Generaly Accepted Recordkeeping Principles), etc. En ce siècle déjà bien entamé, un professionnel sérieux ne peut plus se permettre d’attendre la parution d’une revue scientifique pour se mettre à jour.

Je souhaite une excellente année 2012 à tous mes collègues d’ici et d’ailleurs. Si vous aviez une résolution à prendre au cours de la prochaine année, alors ça pourrait être celle de combattre vos préjugés, comme je l’ai fait moi-même en 2011…

Compte Twitter : @ducharmedaniel

Denys Chouinard et la Déclaration universelle sur les archives

Le 11 novembre dernier, un communiqué de Bibliothèque et Archives nationales du Québec annonçait l’approbation par l’Unesco du texte de la Déclaration universelle sur les archives. Texte déposé sur le site du Conseil international des archives (ICA) depuis septembre 2010, la Déclaration universelle sur les archives est disponible en version PDF et ce, dans une vingtaine de langues. Dans la présentation de la Déclaration, l’ICA fait explicitement mention de l’apport des archivistes du Québec à l’élaboration de ce document qui, inspiré du modèle de la Déclaration québécoise sur les Archives, « expose de manière concise les caractéristiques unique des archives et les exigences de gestion permettant de garantir leur accès continu aussi longtemps qu’elles sont nécessaires ». Même si la gestion des documents et des archives au Québec ne représente plus comme avant un modèle pour les archivistes des autres pays, il n’en demeure pas moins que nous sommes en droit de ressentir une certaine fierté et, par extension, une reconnaissance certaine à l’endroit de Denys Chouinard, initiateur de la Déclaration québécoise sur les archives.

Quand celui-ci, alors président du Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM), a lancé cette initiative en 2004-2005, il était loin de se douter de la portée universelle de son geste. Au départ, il s’agissait de rédiger une Déclaration sur les archives du Québec, un document destiné à renouveler l’image de l’archiviste aux yeux du public  en rappelant l’importance des archives dans la société et, surtout, du rôle que jouent les archivistes dans leur conservation et leur mise en valeur. Mais rapidement le comité initial a pris conscience qu’il fallait associer le qualificatif « québécois » aux archives, et non à la déclaration elle-même, d’où le glissement de sens… qui s’est avéré fort positif au final. En novembre 2007, lors de la Conférence sur la table ronde des archives (CITRA) à Québec, j’ai eu l’immense privilège de participer à une scéance de la section des Associations professionnelles de l’ICA auquel a pris part Denys Chouinard en tant que conférencier. C’est lors de cet atelier que la proposition d’élaborer un projet de déclaration universelle sur les archives, inspirée par le modèle québécois, a été approuvée par l’ensemble des participants. Et quatre ans plus tard, cette proposition devenait réalité.

Dans ce qui a conduit à l’adoption de la Déclaration québécoise sur les archives, le grand mérite de Denys Chouinard ne réside pas tant dans l’initiative elle-même que dans le fait qu’il a su rassembler, autour de sa personne, tout ce que le Québec d’alors comptait d’associations et de regroupements d’archivistes pour les faire participer à un projet unique en son genre : rédiger un plateforme commune dans laquelle tous se reconnaîtraient, tant les archivistes « classiques » que les gestionnaires de documents (records managers).

Rappelons que la Déclaration québécoise sur les archives a été lancée le 24 avril 2006 au centre d’archives de Montréal de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), et non pas en 2007 comme le souligne l’Association des archivistes français. Elle a été entérinée par les associations et regroupements suivants:

• Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM), coordonnateur du colloque
• ARMA – Montréal
• Association des archivistes du Québec (AAQ)
• Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD)
• Regroupement des archivistes religieux (RAR)
• Regroupement des services d’archives de la région de Québec (RSARQ)
• Regroupement des services d’archives privées agréés du Québec (RSAPAQ)
• Réseau des services d’archives du Québec (RAQ)
• Sous-comité des archivistes de la CRÉPUQ

Aujourd’hui, il n’est pas le temps de mesurer les effets positifs ou négatifs de cette Déclaration sur nos conditions d’exercice de cette profession parfois si mal aimée. Non, aujourd’hui, ce qu’il convient de faire, c’est de rendre hommage à Denys Chouinard, coordonnateur des archives à la Congrégation Notre-Dame.

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Photographie (Marce Lacasse, 2006) : Denys Chouinard, chef de la section des archives à la Division de la gestion des documents et des archives de la Ville de Montréal, président du Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM) et initiateur de la Déclaration québécoise sur les archives.

BAC et l’Association canadienne des professeurs d’université

Avouons-le franchement : il est rare qu’on monte aux barricades dans le milieu archivistique. Aussi, à l’exception de Robert Garon dans un article publié dans la revue Archives en 2003 (« Archives, bibliothèque et cyber gouvernement », vol. 34, no 3), sauf erreur, aucun archiviste ne s’est ouvertement exprimé sur la problématique des fusions entre bibliothèques et archives nationales. Le sujet s’avère par ailleurs assez mal documenté dans la littérature professionnelle, ce qui n’étonnera personne, le « modèle canadien » n’ayant pas inspiré beaucoup d’institutions dans le monde. En effet, rares sont les pays qui ont transposé le modèle d’affaires des fusions d’organismes à des institutions culturelles.

Les archivistes canadiens, qui sont nombreux à œuvrer au sein d’institutions d’archives relevant de l’État – qu’il soit de niveau fédéral ou provincial – ne sont peut-être pas les mieux placés pour critiquer ouvertement les orientations que prennent leurs administrations. En effet, un certain devoir de réserve les oblige à garder le silence. Voilà sans doute pourquoi, dans le cas de Bibliothèque et Archives Canada, la contestation ne vient pas des associations professionnelles d’archivistes, mais bien du côté des chercheurs, en l’occurrence de l’Association canadienne des professeurs d’université.

Pour diffuser leur critique, les membres de cette association ne se sont pas contentés d’envoyer un simple communiqué de presse aux médias. Ils ont conçu et mis en ligne un site Web dont le titre même ne laisse planer aucun doute sur leur position : Sauvons Bibliothèque et Archives Canada. Quand on annonce d’emblée qu’il faut « sauver » une organisation, c’est qu’il y a péril en la demeure. Et le problème soulevé par l’Association n’est pas seulement d’ordre budgétaire : il est aussi – et surtout – de nature administrative, voire politique : « Les changements prévus pour BAC auront de profondes conséquences pour la préservation et l’interprétation du patrimoine historique et culturel de notre pays. La « modernisation » en cours constitue une attaque de front à notre mémoire collective » (source).

Je ne suis pas assez au fait de la « modernisation » entreprise par BAC pour m’exprimer sur la question. Mon but, par ce billet, est simplement de signaler l’existence de ce site Web. Aussi, ceux qui souhaitent en apprendre davantage n’ont qu’à s’y rendre en cliquant sur ce lien.

Il va de soi que les fusions ne sauraient être responsables de tout ce qui ne va pas dans nos institutions. Dans certains organismes publics, fusionnés ou non, des « modernisations » peuvent avoir des effets catastrophiques sur l’accomplissement de leurs missions. La fronde qui frappe BAC de plein fouet aurait-elle dû provenir du milieu archivistique ? Je n’en sais rien, et là n’est pas mon propos. Par contre, Robert Garon le savait, lui, quand il écrivait : « Comme citoyens, les archivistes peuvent considérer cette démarche avec distance, mais comme spécialistes mandatés par leurs concitoyens pour constituer leur mémoire collective, ils manquent à leur devoir en ne posant pas les questions pertinentes et en ne faisant pas valoir leur point de vue professionnel » (Garon 2003, 91).

Journée des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec

Au nom du Comité permanent des archives des établissements d’enseignement collégial dont je coordonne les travaux, je vous invite à participer à une journée consacrée à la gestion des documents et des archives dans le milieu de l’enseignement collégial. À cette occasion, le comité fera une présentation publique du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial, un outil de gestion qui remplace, depuis le premier trimestre 2011, le Recueil de délais de conservation des documents des cégeps publié en 1986, un outil de première génération qui ne permettait plus aux établissements d’enseignement de rencontrer les exigences archivistiques auxquelles ils sont soumis.

Outre la présentation de ce guide (voir programme ci-dessous), les conférenciers aborderont les thèmes des exigences juridiques de la gestion des dossiers, les outils de gestion des documents, la numérisation et, enfin, les systèmes de gestion des documents et des archives en place dans certains établissements.

La journée se tiendra le mercredi 5 octobre, à compter de 8h30, au centre d’archives de Montréal de BAnQ, au 535, avenue Viger Est, à Montréal. Elle s’adresse, bien entendu, aux gestionnaires de documents et archivistes, mais aussi au personnel de direction et aux responsables des technologies de l’information.

Voici le sommaire du programme de cette journée :

08h30-08h45      Accueil des participants – Café, jus et viennoiseries
08h45-09h00      Mot de bienvenue
09h00-09h55      Les exigences administratives, juridiques et patrimoniales de la gestion des dossiers dans le milieu collégial
09h55-10h15      Pause – Café, jus et viennoiseries
10h15-11h10      Les outils de gestion des dossiers : le système de classification et le calendrier de conservation
11h10-12h00      Présentation du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec
12h00-13h00      Dîner offert sur place
13h00-13h55      La numérisation des archives : recommandations
13h55-15h00      Table ronde : les systèmes de gestion des dossiers dans les établissements d’enseignement collégial
15h00-15h15      Pause – Café, jus et biscuits
15h15-16h20      Questions et discussions
16h20-16h30      Discours de clôture

Des frais de participation de trente-cinq dollars (35$) sont exigés pour couvrir les coûts d’organisation de la journée. Le repas du midi est offert sur place aux participants.

Veuillez me contacter pour confirmer votre présence. À mon avis, cette journée représente une occasion unique de réunir des décideurs et des professionnels du même milieu autour d’une problématique commune.

J’espère avoir le plaisir de vous rencontrer en grand nombre.

L’utilisation des réseaux sociaux pour la mise en valeur d’un fonds d’archives familiales : l’exemple de J. Albert « Battleship » Leduc

Le dernier séminaire du GARM, qui s’est tenu à l’Université Concordia les 22 et 23 février 2011, avait pour thème Les archives de l’intimité : des journaux intimes aux blogues. À ce séminaire, la part faite aux blogues et aux réseaux sociaux s’est avérée importante et a suscité discussions et débats d’un intérêt certain. Pour les participants, il s’agissait autant de discuter de l’archivage des blogues et réseaux sociaux que de leur utilisation à des fins archivistiques. Or, aux organisateurs de ce séminaire s’est justement posé le problème de trouver des exemples concrets d’utilisation des réseaux sociaux pour la mise en valeur de documents d’archives. Récemment, en discutant avec mon collègue Yves A. Lapointe, responsable de la gestion documentaire à BAnQ, j’apprends que celui-ci a créé une page Facebook pour diffuser des documents relatifs à son grand-père maternel : J. Albert « Battelship » Leduc, un joueur de hockey du Canadien de Montréal à la fin des années 1920. Sur cette page, vous trouverez des textes, des photographies et des images animées. À mon avis, il s’agit d’un exemple fort pertinent d’utilisation de Facebook à des fins archivistiques.

Lien vers la page Facebook de J. Albert « Battleship » Leduc

Le rôle culturel de l’archiviste au 21e siècle

Sur son très beau blogue Achéion 01 – Les archives à l’ère numérique – un billet récent de Jeannot Bourdages porte sur le rôle culturel de l’archiviste. Dans son billet, monsieur Bourdages revient sur cette dichotomie entretenue fallacieusement par certains archivistes : la dichotomie culture / technologie. Je crois que, à l’heure des technologies de l’information, le rôle culturel de l’archiviste s’impose plus que jamais. Au Québec, en ce moment, personne ne s’intéresse, par exemple, aux blogues qui, s’ils sont conservés, pourront témoigner de la richesse des initiatives citoyennes en ce début de 21ème siècle. C’est à nous que revient ce rôle – éminemment culturel. En notre temps, culture et technologie vont de pair. Ne pas le reconnaître, c’est participer à notre mise au rancart. Mais je suis convaincu que vous avez compris cela…

ARMA: le GARP (Generaly Accepted Recordkeeping Principles)

Les archivistes de Bibliothèque et Archives Canada n’ont peut-être pas tort de recourir à l’expression « tenue des documents » pour désigner la gestion des documents. Au fond, c’est ce qui rend le mieux compte en français du recordkeeping. À cet effet, l’ARMA diffuse un document fort intéressant sur les principes communément admis en gestion des documents : le GARP. Ce texte compte dix pages mais, pour simplifier les choses, je me suis permis de faire une traduction libre du préambule suivi des huit principes généraux, ce qui correspond à la première page du document PDF. Je profite de l’occasion pour remercier Yves A. Lapointe, responsable de la gestion documentaire à BAnQ, d’avoir bien voulu revoir cette traduction.

Préambule

Les documents sont inextricablement liés aux activités de l’organisation. Seule l’information contenue dans les documents créés ou reçus dans le cours normal des activités de l’organisation peut conduire à la connaissance de ce qu’on a fait, de ce qu’on projette de faire et de ce qu’on aura fait dans l’avenir. En tant que ressource nécessaire aux opérations de l’organisation, les documents sont créés, traités, protégés et utilisés de manière à soutenir les activités de l’organisation, notamment en :

• Facilitant ses opérations quotidiennes
• Soutenant la planification de ses activités, comme le budget et le plan d’action
• Documentant toutes questions relatives à l’historique de ses décisions et de ses activités
• Se conformant aux lois, règlements et normes auxquels elle est soumis.

 01 – Reddition de compte
Une organisation doit désigner une personne de haut niveau décisionnel pour assumer la responsabilité du système de gestion des documents de manière à rendre des comptes.

02 – Intégrité
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à garantir l’authenticité et la fiabilité de l’information générée par l’organisation dans l’exercice de ses activités.

03 – Protection
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à offrir un niveau raisonnable de protection de l’information à caractère personnel, confidentiel et essentiel au fonctionnement de l’organisation.

04 – Conformité
Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à se conformer à l’environnement réglementaire de l’organisation dans laquelle il est mis en œuvre.

05 – Accessibilité
Une organisation doit gérer ses documents de manière à en assurer l’accessibilité dans des délais raisonnables et répondre aux besoins d’information du personnel avec efficacité et efficience.

06 – Conservation
Une organisation doit être en mesure de gérer les délais des documents en tenant compte des valeurs administratives, légales et patrimoniales qui s’y rattachent.

07 – Disposition (sort final)
Une organisation doit être en mesure d’éliminer les documents de manière fiable et sécuritaire et ce, au moment où ils doivent l’être, en fonction de ses normes, politiques et procédures.

08 – Transparence
Les activités de l’organisation doivent être documentées de manière à ce qu’elles soient comprises par le personnel et, le cas échéant, par les clients et actionnaires.

Je vous rappelle que cette traduction ne porte que sur le préambule du GARP. Pour prendre connaissance du texte COMPLET, je vous invite à suivre ce lien.

GARM renonce à son autonomie pour joindre les rangs du RAQ

À leur réunion du 7 juin 2011, les membres du Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM) ont pris la décision de renoncer à leur existence autonome pour  joindre les rangs du Réseau des services d’archives du Québec (RAQ). À l’origine de cette décision, un constat : il y a trop d’associations professionnelles d’archivistes au Québec. En effet, pour un bassin d’environ 800 archivistes (dont 600 sont membres de l’Association des archivistes du Québec – AAQ), le Québec compte pas moins de sept associations et regroupements, sans compter certaines tables régionales qui, malgré les difficultés que connaît le milieu des archives, poursuivent leurs activités. En conséquence, il s’avère logique de nous regrouper autour de deux pôles : l’AAQ, pour les individus, et le RAQ, pour les institutions. Par ailleurs, le Québec – faut-il le rappeler? – est une province du Canada, de sorte que plusieurs archivistes québécois adhèrent aussi des associations canadiennes, comme l’Association of Canadian Archivists (ACA), voire pancanadiennes comme l’ARMA, une association « internationale » dédiée au records management. En définitive, cela fait beaucoup d’associations et de regroupements pour une profession en mal de reconnaissance.

À compter de l’automne prochain, donc, le GARM deviendra un groupe d’intérêt sur les archives privées du RAQ. Qu’est-ce que ça changera ? Plusieurs petites choses. D’abord, la portée régionale du GARM pourra être étendue aux agglomérations urbaines limitrophes de Montréal, ce qui n’était pas le cas jusqu’à maintenant. Ensuite, même si sa mission première demeurera inchangée (le partage des champs d’acquisition entre les services d’archives détenteurs d’archives privées, qu’ils aient le statut d’organisme public ou d’organisme à but non lucratif), le GARM abonnera l’organisation de son séminaire annuel au profit du colloque du RAQ. Malgré un léger pincement au cœur que je ne peux m’empêcher de ressentir à la « perte » de ce regroupement qui existe depuis 1982, je dois admettre que la communauté archivistique du Québec sort gagnante de cette « restructuration ». Le GARM poursuit sa mission première et le RAQ s’en trouve renforcé.

L’enseignement de l’archivistique à l’ère numérique: conférence de Sabine Mas

Dans le cadre de la 8e Conférence internationale sur l’archivage digital [sic] qui se tenait à Genève (Suisse) les 28-30 avril 2010, ma collègue Sabine Mas a prononcé une communication sur l’élaboration d’un programme de formation en archivistique à l’ère numérique. Professeure à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) à l’Université de Montréal, Sabine prêche pour sa paroisse, bien entendu, mais pourquoi irions-nous le lui reprocher ? Après tout, elle énonce avec raison que l’archivistique à l’EBSI est une discipline intégrée aux sciences de l’information, comme c’est le cas, d’ailleurs, dans plusieurs pays du monde (États-Unis, Brésil, etc.). Qui plus est, elle professe haut et fort que l’archivistique intégrée – celle qui intègre le records management à l’archivistique – a plus que jamais sa place dans le contexte numérique, ce qui tombe sous la loi du sens puisqu’il est crucial d’intervenir en amont (en l’occurrence, dès la création des systèmes de gestion de l’information archivistique) pour préserver la mémoire des organisations. Après, il est trop tard, beaucoup trop tard.

Titre de la conférence : « La création d’un programme de formation en archivistique à l’ère numérique: réflexion et questionnements sur les enjeux professionnels et disciplinaires ». Pour écouter cette conférence, vous n’avez qu’à suive ce lien.

Doit-on inclure la notion de GID dans une législation nationale sur les archives?

Michel Roberge, dans la refonte de son manuel de gestion des documents  [1], laisse entendre que la notion de gestion intégrée des documents (GID) trouve son origine dans l’adoption de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) et dans la diffusion du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID), modèle conceptuel rédigé par l’équipe d’Yves Marcoux, professeur à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal, et adopté par la suite par le Centre de services partagés et BAnQ.

Pour le CRGGID, la GID se définit tout simplement par « l’utilisation des mêmes méthodes et outils pour effectuer la gestion documentaire des documents papier et des documents numériques (2004, 15). Cette définition toute simple se retrouve aussi dans l’ouvrage de Michel Roberge de même que dans Politique de gestion intégrée de BAnQ adoptée en février 2009.

Quand on prend connaissance de ces définitions, on constate aisément qu’elles recouvrent tout à fait celle de gestion des documents (records management) et que l’ajout du qualificatif « intégrée » n’ajoute pas grand-chose à la théorie archivistique puisque, de toutes façons, le records management a toujours pris en compte l’information consignée, peu importe son support.

C’est pourquoi, à la question d’un collègue qui me demandait si nous devrions inclure cette notion de GID dans une éventuelle loi sur les archives, j’ai répondu par la négative. Aujourd’hui, on parle de GID. Hier, on parlait de GED. Demain, on parlera sans doute d’autres choses… Dans notre discipline en mal de reconnaissance, ces modes linguistiques ne servent simplement qu’à mieux vendre la gestion des archives (y compris le records management) auprès des organisations. Une loi n’a pas à se soucier des modes, car elle doit se déployer sur un horizon d’au moins vingt-cinq années.

 [1]  Michel Roberge, La gestion intégrée des documents. Québec, éd. Michel Roberge, 2009 (ISBN 978-2-9811275-0-1).

[2] Yves Marcoux et al, Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents, v. 1.1, 2004. Cet ouvrage est disponible en ligne en suivant ce lien.